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GUÍA DE USO

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USUARIOS

Verificar correo electrónico

Al crear un nuevo empleado se enviará un correo electrónico de verificación a la dirección dada.

Esta verificación es necesaria para saber si correo al cual se enviarán las notificaciones es válido y el empleado tiene acceso a ella. Esta dirección se utilizará para la recuperación de la contraseña, por ejemplo.

  1. Haz click sobre el enlace que haya en el correo.
  2. En la página donde te llevará deberás introducir 2 veces la contraseña.
  3. Haz click en el botón Activar mi cuenta.
  4. Ya estás verificado, ahora puedes iniciar sesión en Tu Portal del Empleado.

verificar correo electrónico

Revisa tu Bandeja de SPAM/Elementos no deseados - El correo de invitación podrá guardarse ahí.

Si recibes un error de enlace no válido, solicita al responsable de RRHH que te reenvíen la invitación.

Iniciar sesión

Los usuarios acceden con su dirección de correo electrónico (previamente validado) y la contraseña que hubieran puesto durante la validación de la dirección de correo electrónico (Ver más)

Acceso

Recuperar contraseña

En caso de olvidarnos de nuestra contraseña, en la página de Acceso tenemos un enlace llamado ¿Has olvidado tu contraseña? debajo del botón Acceder. Este enlace nos llevará a otra pantalla.

Solicitar Recuperar Contraseña

Aquí deberemos introducir la dirección de correo electrónico con cual queríamos acceder y pulsar Cambiar mi contraseña.

Una vez solicitada la recuperación de la contraseña se enviará un correo electrónico a la dirección indicada con un enlace que nos llevará a otra página.

Cambiar tu contraseña

En caso de no recibir el correo en la dirección facilitada, ponte en contacto con tu responsable o departamento de Recursos Humanos para que te faciliten la dirección con el cual te han dado de alta en el Portal.

También es posible que no recibas el correo si todavía no has activado la cuenta. Para ello, solicita a tu responsable o departamento de Recursos Humanos que te reenvíen la invitación.

En la página Cambiar tu contraseña deberemos introducir 2 veces la nueva contraseña. La contraseña debe ser igual o mayor a 8 caracteres y no se permiten contraseñas débiles/comunes como 123456 o password.

Cambiar el correo electrónico

Cada usuario tiene asociado una dirección de correo electrónico válida y se utiliza para iniciar sesión en Tu Portal del Empleado. EL correo electróncio es el principal medio de comunicación y se utilizará para:

Te recomendamos que utilices una dirección de correo electrónico actualizada y a la que tengas acceso.

  1. Inicia sesión y al apartado Mi perfil.
  2. Haz click en Editar (icono) justo al correo electrónico.
  3. Introduce tu nueva dirección de correo electrónico y haz clic en Enviar verificación.
  4. Recibirás un mensaje en la nueva dirección de correo electrónico pidiéndo que verifiques tu cuenta. Haz click en el enlace.

Cambiar email

Cada vez que la dirección de correo electrónico asociado a tu cuenta se actualice, te enviaremos una notificación al email anterior para informarte sobre este cambio y podrás cancelarlo.

No se puede utilizar una dirección de correo electrónico que ya esté en uso por otro usuario.

Página Inicio

  1. A esta página es a la que se te direcciona directamente cuando Inicias sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Se puede acceder en todo momento, entrando en apartado de Inicio.

Pantalla Principal

  1. Esta página se divide en cinco partes claras, cada una con una pequeña función, ya implementada en su respectivo apartado dentro de la página:

Cambiar datos del perfil

Para tramitar los cambios dentro de los datos del usuario:

  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Acceder al apartado de Perfil.
  3. Existen tres grupos de datos que almacena un usuario, Datos personales, Dirección y Cuentas bancarias. A cada grupo le corresponde un pop-up que permite editarlo, al cual se puede acceder por medio del botón Solicitar Cambio.

Pantalla Perfil

  1. Al hacer click aparecerá un pop-up. Rellena los datos que sean pertinentes (puedes adjuntar tu documento de identidad, si dispones de copia, pulsando en Adjuntar Documento), usa botón Enviar Solicitud.

Pop-up Perfil

Fichajes

Visualización de fichajes

Todos los empleados pueden visualizar sus fichajes diarios desde el apartado Fichaje. En esta sección se muestra un listado con los fichajes realizados en el día actual.

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¿Quién puede fichar?

Solos los empleados cuyo puesto tenga activada la opción "Permitir fichaje" podrán registrar nuevos fichajes desde el Portal. Si no tienes habilitada esta opción, el botón para fichar no aparecerá.

Si necesitas habilitar el fichaje para tu puesto, contacta con tu responsable o administración.

Exportar fichajes

Puedes exportar el listado de tus fichajes diarios desde la misma sección, por ejemplo, para llevar un control personal.

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Revisar calendario de vacaciones

Para ver calendario mensual con las vacaciones y permisos que hayas solicitado, así como los días festivos de tu localidad, debes:

  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Acceder al apartado de Calendario.
  3. En este calendario vendrán mostradas las vacaciones y permisos que tengas almacenados, en un código de colores que denota tipo que son (vacaciones, del usuario o locales, o permisos) y su estado (pendiente o aceptado).

Pantalla Vacaciones

  1. Para ver los detalles de un permiso o unas vacaciones, puedes pulsar sobre un día en concreto que esté marcado de algún color. De esta forma, en la barra situada debajo del calendario en sí, verás su tipo y la fecha de inicio y final (una sola si termina mismo día).
  2. Pulsa en la barra inferior y te aparecerá un pop-up con algunos detalles extra.

Pop-up Vacaciones

El mes que se muestra puedes cambiarlo si presionas en las flechas dispuestas a izquierda y derecha en la barra superior al calendario.

Solicitar vacaciones

  1. Acceder al apartado Vacaciones.
  2. Haz click en el botón + en la parte inferior derecha. Pantalla Vacaciones
  3. En el pop-up, selecciona la fecha de inicio y fin de tus vacaciones, después haz click en el botón de solicitar. Pop-up Solicitar vacaciones

Ten en cuenta que podrás pedir tantas vacaciones como días tengas disponibles, dependiendo de los que ya se hayan asignado previamente o utilizado. Esta solicitud necesita ser aprobada por un administrador o responsable. La aplicación se encargará de notificar al responsable para que éste revise tu solicitud en la mayor brevedad posible.

Si el empleado no tiene asignado un departamento o el departamento no tiene responsable, la notificación se enviará a los administradores.

En la página Vacaciones* tendrás un tablón con los días totales, días concedidos y días disponibles. Revísalos en caso de que vayas a realizar una solicitud y creas que no te quedan días suficientes.

Solicitar medios días

  1. Accede al apartado Vacaciones y pulsa el botón + de la esquina inferior derecha.
  2. Si tu política lo permite, verás la pestaña "Medio día" y pulsa en él.
  3. Seleccionar a qué mitad de la jornada pertenerá.
  4. Y en "Fracción jornada" verás descripciónes como "0.50", "30 minutos", etc. Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades.

solicitar medio día

Por defecto, puede aparecer la fracción de 0.5 días, pero puedes modificarla según las opciones permitidas(por ejemplo, 0.25, 0.50 o 0.75).

fracciones de jornada

Cancelar vacaciones solicitadas

¿Necesitas cancelar una ausencia ya solicitada?

Como empleado, solo puedes cancelar solicitudes que no hayan sido aprobadas por un administrador o responsable o todavía no se han disfrutado.

  1. Entra en tu apartado Vacaciones.
  2. Selecciona la solicitud que quieres cancelar.
  3. Presiona sobre botón Cancelar solicitud.
  4. El administrador/responsable recibirá la notificación de la cancelación.

Pop-up cancelar vacaciones

Si quieres cancelar unas vacaciones ya pasadas, ponte en contacto con tu responsable.

Ver noticias de la empresa

Para ver las noticias de tu empresa debes:

  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Acceder al apartado de Noticias.
  3. Aquí se te mostrarán las noticias por orden de fecha de inclusión.

Pantalla Noticias

Existe otra manera de acceder a una noticia concreta a través de la página de la Pagina Inicial.

Solicitar Permisos

Para tramitar un permiso deberás:

  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Acceder al apartado de Permisos.
  3. En la parte inferior derecha encontrarás un botón flotante, cual abrirá un pop-up que permitirá Solicitar permisos. Pantalla Permisos
  4. Selecciona tipo de permiso y intervalo de fechas entre las cuales lo quieres pedir (a la derecha del tipo de permiso puedes ver máximo de días u horas solicitables).
  5. Puedes añadir una descripción y un documentos si lo necesitas (ej.: la cita del médico).
  6. También puedes adjuntar un justificante en caso que el permiso sea con fecha de fin igual o anterior a la fecha actual. Pop-up solicitar permisos
  7. Por último, usa el botón de Solicitar Permisos.

Cancelar o modificar solicitud de permisos

Siendo empleado, puedes cancelar solicitudes que no hayan sido aprobadas por un administrador o un responsable. También si la fecha de la solicitud no ha vencido aún.

Para modificar o eliminar una solicitud de permisos tienes que:

  1. Entra en apartado Permisos.
  2. Acceder a una solicitud, presionando sobre la que desees modificar o eliminar; siempre y cuando no se haya pasado la fecha o haya sido aceptada.
  3. Si lo que deseas es modificar la solicitud, puedes volver a rellenarla, tal y como lo hiciste cuando la solicitaste. Más tarde, presionarás botón de Modificar solicitud, una vez estés de acuerdo con las modificaciones hechas. Para borrar la solicitud, solamente tienes que presionar botón Cancelar solicitud.
  4. El administrador/responsable recibirá la notificación de la cancelación vía e-mail.

Pop-up cancelar permisos

Si administrador o responsable ya ha aprobado agún permiso pasado y necesitas cancelarlo, ponte en contacto con responsable de Recursos Humanos de tu empresa.

Solicitar provisión

Para tramitar solicitudes de provisión se debe:

  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Acceder al apartado de Mis gastos -> Mis provisiones.
  3. En la parte inferior derecha se encuentra un botón flotante que permite crear una nueva provisión. Pantalla nueva provision
  4. Rellena las opciones disponibles y solicita la provisión. Esto la dejará en estado Pendiente hasta que el administrador o responsable acepte o rechace la provisión. Mientras se mantenga en Pendiente se podrá editar o eliminar. Solicitar provisión
  5. Cuando el administrador/a acepte la provisión solicitada, se podrá asociar uno o varios gastos a esta misma. Para ello, al solicitar un gasto, podemos seleccionar una de las provisiones previamente aceptada. Asociar-gasto-provision
  6. Una vez la provisión esté aceptada, se podrá entrar al detalle. Desde allí podrás ver los gastos que pueda tener asociado esa provisión. Ver detalle provisión

Solicitar gastos

Para tramitar las solicitudes de gastos debes:

  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Acceder al apartado de Mis gastos.
  3. En la parte inferior derecha encontrarás un botón flotante que te permitirá crear un nuevo gasto. Pantalla Mis gastos
  4. Rellena las opciones disponibles y solicita gasto. Esto dejará el gasto en estado Pendiente hasta el administrador o responsable lo acepte o rechace. Solicitar gasto

Realizar firma electrónica

Si te han solicitado que firmes un documento, lo encontrarás en la pantalla Inicio dentro de la sección Firmas pendientes.

Firmas pendientes en página inicio

Para firma, solo tienes que hacer click en cualquier documento y seguir los pasos siguientes:

  1. Te llevará a una página y pulsas en Revisar y firmar. Proceso firma
  2. A continuación se muestra la pantalla de firma, que nos permite seleccionar el tipo de firma y la posición de la misma. Arrastra el cuadro de firma (recuadro naranja) y sitúalo en la posición que desees. Proceso firma
  3. Pulsamos sobre el botón Firma manuscrita sellada.
  4. En la ventana que nos abre, dibujamos nuestra firma con el ratón, touchpad o dedo y pulsamos el botón Confirmar. Proceso firma
  5. Esperamos unos segundos a que finalice el proceso y pulsamos en Aceptar. Proceso firma

El documento firmado se guardará en Mis documentos y los gestores/administradores recibirán una notificación de que ha sido firmado.

Video tutorial del proceso de firma: https://www.youtube.com/watch?v=JWH44If-5mU

Firma en lote

Podrás firmar varios documentos al mismo tiempo utilizando un OTP, que significa "One-Time Password" (Contraseña de un solo uso). Este número se enviará por SMS a tu número de teléfono.

Pestaña "Pendientes de firma"

Se ha añadido una nueva pestaña llamada "Pendientes de firma" en la sección "Mis documentos" del empleados.

Esta pestaña te permitirá seleccionar varios documentos que necesitas firmar y firmarlos todos al mismo tiempo. Esto hace que el proceso de firma sea más rápido y sencillo.

Pestaña "Pendientes de firma"

Cómo firmar en lote

Requisitos para usar "Firma en lote"

Esta funcionalidad estará disponible solo para aquellos empleados que tengan configurado un "Número de Teléfono OTP". Tendrás que proporcionarle dicho número de teléfono al departamento Recursos Humanos de tu empresa.

Documentos públicos

Esta sección permite a los empleados acceder exclusivamente a los documentos públicos que los administradores ha configurado para ellos. Estos documentos pueden estar organizados por tipo de documento o no.

Los empleados solo podrán visualizar los documentos a los tienen permiso, es decir, documentos generales o los asignados a la empresa, centro o departamento al que pertenece. Es decir, no podrá ver documentos de otras áreas.

documentos públicos empleado

ADMINISTRACIÓN

Crear un empleado

Los administradores pueden crear tantos empleados como licencias hayn contratado.

Si se ha llegado al límite empleados, se podrá que eliminar uno de los existentes para liberar una licencia o puede contratar más licencias.

Cómo hacerlo

Acceder con una cuenta de administrador e ir a **Empleados->Lista empleados->Nuevo empleado (botón inferior derecha)

lista empleados

Esto nos llevará a otra página donde introduciremos los datos básicos:

Crear empleado

Al crear el empleado, se enviará un correo a la dirección introducida para verificar el registro por parte del empleado (Ver más).

Puede dar el caso de que el empleado ya exista en otra empresa (usuarios multiempresa). En estos caso, no se enviará ningún correo y tendrá acceso instantáneo a su cuenta si ya lo tenía verificado por la otra.

Cambiar correo electrónico desde VisionFruit

Los administradores podrán modificar el correo electrónico de los empleados desde VisionFruit, si existe tal integración.

El correo electrónico se debe de actualizar desde la ficha Persona->desplegable Comunicación. Al modificar el campo "E-mail" desde aquí, se actualizará el campo "Correo electrónico privado" de todos los empleados asociados a esta persona.

El cambio de correo electrónico en el Portal no será inmediato. El empleado recibirá un email con un enlace para confirmar el cambio.

Si hay integración con VisionFruit, los empleados no podrán cambiar por ellos mismos su dirección de correo electrónico.

No enviar invitación

Por defecto, cuando se crea un nuevo empleado se envía un email con la invitación para acceder a Tu Portal del Empleado.

Si no se quiere dicho comportamiento, por ejemplo, durante carga de datos, configuración o puesta en marcha, será necesario contactar con Gregal para desactivar dicho envío.

Si mientras está desactivado el envío de la invitación automático se quiere dar acceso a algún usuario, se puede reenviar invitación desde su ficha de empleado.

Una vez se quiera volver a enviar automáticamente las invitaciones a todos los nuevos empleados, será necesario contactar con Gregal para activarlo de nuevo.

Gregal podrá, bajo demanda, enviar la invitación de forma masiva a los todos los empleados que todavía no hayan activado la cuenta.

Alta automática de empleados desde Business Central

Esta configuración permite que los empleados en Estado=Activo se envíen automáticamente al Portal Empleado y marcar el campo "Enviar al Portal del Empleado" en la ficha del empleado.

  1. Accede a la página "Configuración servicios web (Apps)".
  2. Desplega la sección "Portal del empleado".
  3. Marca el campo "Alta automática de empleados".

campo alta automática de empleados

En VF14, disponible desde vf14_2404121443_fix11.

En SaaS, disponible desde v23.0.0.38 de VisionLabor.

Restricciones y condiciones

El empleado debe tener configurado los siguientes campos en su ficha Persona:

Baja automática de empleados desde Business Central

Esta configuración permite que los empleados que se encuentren en Estado=Finalizado/Terminado se eliminen automáticamente del Portal Empleado y se desmarque el campo "Enviar al Portal del Empleado" en la ficha del empleado.

  1. Accede a la página "Configuración servicios web (Apps)".
  2. Desplega la sección "Portal del empleado".
  3. Marca el campo "Baja automática de empleados".

baja-automatica-empleados-01

En VF14, disponible desde vf14_2404121443_fix11.

En SaaS, disponible desde v23.0.0.38 de VisionLabor.

Restricciones y condiciones

Eliminación diferida de empleados finalizados en Business Central

Configuraremos una tarea en la "Cola de proyectos" para que los empleados en Estado=Finalizado y cuya "Fecha terminación" sea anterior a un número determinado de días se borren del Portal Empleado.

Esta tarea es útil si no se desea que los empleados en Estado=Finalizado se borren inmediatamente del Portal.

  1. En el menú principal, busca y selecciona "Movs. cola proyecto".
  2. En la ventana de "Movs. cola proyecto", haz click en "Nuevo" para crear una nueva tarea.
  3. Configurar los detalles de la tarea:
    • Tipo objeto para ejecutar: seleccionar "Codeunit" como tipo de tarea.
    • Id. objeto para ejecutar: 7050207
    • Cadena parámetros: introduce 'PE_AUTOBAJAEMPL,X' donde X es el número de días que deben pasar desde la fecha de terminación del empleado. Por ejemplo, para fechas anteriores a hace 30 días, ingrese 'PE_AUTOBAJAEMPL,-30'. tarea-autobajaempl-01
  4. Configurar periodicidad:
    • Es recomendable que la tarea se ejecute diariamente para mantener el Portal Empleado actualizado y evitar la acumulación de empleados finalizados que deberían ser eliminados. Por ejemplo, todos los días a las 4:00. tarea-autobajaempl-02
  5. Activar la tarea:
    • Haz click en "Establece estado en Preparado" una vez tengas todo configurado.

En VF14, disponible desde vf14_2404121443_fix11.

En SaaS, disponible desde v23.0.0.38 de VisionLabor.

Consideraciones importantes

Reenviar invitación

Si un empleado todavía no ha activado la cuenta, en Empleados->Lista empleados tendrá un icono rojo encima de su foto.

Reenviar invitación

En caso de que el empleado no haya recibido la invitación, lo haya borrado por error o cualquier otro motivo, se podrá reenviar la invitación desde desde su ficha.

Reenviar invitación

La última invitación recibida es la válida para activar la cuenta. Es decir, si le das a "Reenviar invitación" a las 9:22, la invitación válida será aquella que reciba el empleado después de esa hora.

Si no aparece el botón "Reenviar invitación" es que el empleado ya ha activado su cuenta. Si no se acuerdan de la contraseña, puedan recuperar como se explica en la sección recuperar contraseña.

El empleado no recibe la invitación

Calendario general

Si eres administrador o responsable desde la sección de Administración->Empleados->Calendario general obtienes una vista general de los permisos y las vacaciones solicitadas por los empleados.

Para facilitar el manejo de todos estos datos, es posible filtrar por:

Tenemos disponibles dos vistas:

Existe la opción Exportar calendario, para obtener más información puedes visitar Sincronizar Tu Portal del Empleado con mi calendario

Gestionar vacaciones

Si eres administrador o responsable tendrás la posibilidad de gestionar las vacaciones de los empleados a tu cargo.

Cuando un empleado solicite vacaciones, recibirás una notificación. Estas solicitudes requieren de aprobación por tu parte.

Aprobar vacaciones

  1. Iniciar sesión como administrador o responsable.
  2. Ir al apartado Solicitudes->Vacaciones.
  3. En esta página verás un listado de solicitudes pendiente de aprobación agrupados por empleado.
  4. Aprueba o recha la solicitud. El empleado será notificado.

Aprobar vacaciones

Aceptar vacaciones solicitadas durante el año anterior no afectará a los días disponibles del año actual.

Rechazar vacaciones solicitadas durante el año anterior no añadirá días disponibles al año en curso.

Rechazar vacaciones aceptadas

Si necesitas cancelar/rechazar una solicitud ya aceptada debes:

  1. Inciar sesión como administrador o responsable.
  2. Accede al apartado Empleados->Lista empleados.
  3. Selecciona el empleados de las vacaciones que quieres rechazar.
  4. Entra en la pestaña "Calendario".
  5. Selecciona el mes donde se encuentra las vacaciones o entra en la pestaña "Mensual".
  6. Selecciona el día y haz click sobre la solicitud.
  7. Click en Rechazar (botón).

Rechazar vacaciones aceptadas

Asignar vacaciones

Como administrador, gestor o responsable tendrás la posibilidad de asignar vacaciones a los empleados a tu cargo.

  1. Iniciar sesión como administrador o responsable.
  2. Accede al apartado Empleados->Lista empleados.
  3. Seleccionar el empleado.
  4. Entra en la pestaña "Calendario".
  5. Haz cick en Asignar vacaciones (botón).
  6. Aquí el funcionamiento es igual que cuando solicitar vacaciones, con la diferencia de que estas vacaciones son automáticamente Aceptadas.
  7. El empleado recibirá una notificación.

Puedes asignar vacaciones para cualquier fecha del año en curso o posterior.

Asignación masiva de vacaciones

Desde el "Calendario general", los administradores/responsables pueden asignar vacaciones a varios empleados simultáneamente:

  1. Haz clic en el botón Asignar vacaciones.
  2. Se abriá un formulario donde puedes fitrar y seleccionar múltiples empleados.
  3. Completa los datos de la solicitud de vacaciones y confirma.

Asignación masiva de vacaciones

La aplicación mostrará un resumen de las solicitudes creadas y posibles errores individuales por empleado, si los hubiera.

Exportar programación de vacaciones

Como administrador o responsable podrás exportar en formato Excel la programación de vacaciones al estilo del "Calendario general" para poder visualizar las coincidencias entre varios empleados.

  1. Accede al apartado Empleados->Lista empleados.
  2. Haz clic en el icono de los tres puntos, ubicado en la esquina superior derecha.
  3. Elige Exportar a Excel.
  4. En Informe*, selecciona Calendario vacaciones (visual).
  5. Selecciona el periodo que quieres exportar. Como máximo 1 año.
  6. Podrás filtrar por empresa, centro y departamento, y si eres administrador por "Empleados a mi cargo".
  7. Haz click en Descargar.

exportar permisos

En caso de no seleccionar empresa, si eres responsables en varias empresas/tenants del Portal, también se exportarán las vacaciones de los empleados a tu cargo de esas empresas.

exportar permisos

Gestionar permisos

Los administradores y responsables recibirán una notificación cuando un empleado solicite un permiso.

Los responsable sólo podrán gestionar los permisos de los empleados a su cargo.

Solicitudes permisos

En Solicitudes->Permisos hay un listado de los permisos que están pendientes de gestionar (sin aceptar o pendientes de justificante) y agrupados por empleado.

Solicitudes de permisos

Los permisos aceptados que todavía no tengan justificante se marcarán con un icono de aviso rojo, si están fuera de plazo.

La fecha de inicio-fin del permiso se marcarán en rojo según el estado de la solicitud:

También se podrás filtrar las solicitudes por diferentes campos:

filtrar solicitudes permisos

Aprobar permisos

Seleccionamos el permiso que queramos gestionar.

Cuando se gestionar un permiso en estado pendiente, se puede rechazar o aceptar. Como información extra, el empleado puede añadir una descripción y en el caso de verlo necesario, puede adjuntar un documento.

Si el tipo de permiso seleccionado no tiene marcado "Solicitar justificante", entonces una vez aceptado pasará al estado Finalizado, si no pasará a estado Aceptado y a la espera de que el empleado suba el justificante.

Cuando el empleado suba el justificante requerido, el administrador/responsable recibirá una notificación.

gestionar permiso

Si la solicitud aceptada tiene adjuntos un documento o justificante, podrás descargarlo. Solo falta decidir si dar por "Finalizado" el proceso o lo "Rechazamos".

Se puede dar por finalizado un permiso aunque el empleado no haya subido un justificante si el responsable o administrador lo ve oportuno.

Finalizar permisos en masa

Los administradores/responsables pueden finalizar varios permisos de empleados al mismo tiempo desde la pantalla de "Solicitudes permisos".

  1. Selecciona los permisos que deseas finalizar utilizando las casillas de selección.
  2. Haz clic en el botón Finalizar permisos seleccionados que aparece en la parte superior derecha.
  3. Confirma la acción en el pop-up de confirmación.
  4. Los permisos seleccionados pasarán a estado "Finalizado" y se actualizará la lista automáticamente.

Esta funcionalidad agiliza la gestión de permisos vencidos o pendientes de finalizar, permitiendo seleccionar múltiples solicitudes y procesarlas en masa.

finalizar permisos seleccionados

Solo se pueden seleccionar permisos en estado "Aceptado" cuya fecha de fin sea igual o anterior a la fecha actual.

Añadir motivo del rechazo al permiso

Si Rechazamos un permiso podremos añadir un motivo del rechazo.

motivo rechazo

El empleado recibirá una notificación y podrá ver el motivo del rechazo en el correo que recibirá o en su sección Permisos.

motivo rechazo

Reabrir permisos

Si necesitas volver a gestionar un permiso en estado "Finalizado" puedes reabrirlo para posteriormente rechazarlo o para que el empleado pueda subir/cambiar el justificante y volverlo a finalizar.

Solo pueden reabrir permisos los administradores.

  1. Iniciar sesión como administrador.
  2. Accede al apartado Empleados->Lista empleados.
  3. Seleccionar el empleado.
  4. Entra en la pestaña "Permisos".
  5. Selecciona el permiso en estado "Finalizado" que quieras reabrir.
  6. Click en Reabrir (botón).

Reabrir permiso

Asignar permisos

Al igual que con la asignación de vacaciones, si eres administrador, gestor o responsable tendrás la posibilidad de asignar permisos a los empleados a tu cargo.

  1. Accede al apartado Empleados->Lista empleados.
  2. Seleccionar el empleado.
  3. Entra en la pestaña "Permisos".
  4. Haz cick en Asignar permiso (botón).
  5. Introducimos los datos, podemos adjuntar documento y/o justificante. El caso del justificante solo cuando la fecha fin sea igual o anterior a la fecha actual. asignar permiso
  6. Haz click en Solicitar permiso (botón) para asignar el permiso.

El permiso se creará en estado:

Si hay enlace con Business Central, los permisos creado en estado Finalizado se enviarán automátimente al ERP.

Recordatorio sobre permisos pendientes de justificar

Se enviará automáticamente una notificación por correo electrónico cada semana, recordando al empleado la necesidad de justificar sus permisos pendientes si cumplen ciertos requisitos:

email recordatorio

Exportar a Excel los permisos

Como administrador y/o responsable podrás exportar en formato Excel los permisos solicitados por los empleados a tu cargo.

  1. Accede al apartado Empleados->Lista empleados.
  2. haz clic en el icono de los tres puntos, ubicado en la esquina superior derecha.
  3. Elige Exportar a Excel.
  4. En Informe*, selecciona Permisos.
  5. Selecciona el periodo que quieres exportar. Como máximo 1 año.
  6. Podrás filtrar por empresa, centro y departamento.
  7. Haz click en Descargar.

exportar permisos

El Excel consta de 4 hojas:

Revisar y subir archivos del trabajador

Para revisar tus archivos (bajas médicas, nóminas...) tendrás que:

  1. Iniciar sesión con tu cuenta de Tu Portal del Empleado.
  2. Acceder al apartado de Mis Documentos.

Pantalla Documentos

  1. Pulsar sobre un tipo de documento te reconducirá a una página con listado de documentos disponibles de dicho tipo.
  2. Presionar sobre nombre de uno de estos, o sobre botón situado a la izquierda, descargará automaticamente documento en tu dispositivo.

Pantalla Documentos

Si administrador tiene activada la opción, podrás también Subir documentos.

  1. Si existe la opción de subir documentos, un botón flotante aparecerá en la esquina inferior derecha de la pantalla. Este, al ser persionado, desplegará un pop-up cual te permitirá subir un archivo directamente desde tu dispositivo. También podrás escribir nombre con que se mostrará.

Pantalla Documentos

  1. Pulsa en Añadir documento cuando creas que todo está en orden (existe un botón para cambiar documento, y otro para eliminarlo, por si lo deseas). Después de esto, documento estará disponible para que lo descargues en la lista de documentos del tipo en cuestión que hayas elegido.

Organización

Como administrados puedes organizar la aplicación a 3 niveles:

  1. Empresas
  2. Centros
  3. Departamentos

Cómo hacerlo

Acceder con una cuenta de administrador e ir a Gestión->Organización.

Todas las pestañas tendrán un botón Crear para añadir un nuevo elemento a la lista correspondiente.

Empresas

En la aplicación puedes gestionar varias empresas. Por defeecto habrá una llamada Empresa principal.

Todos los empleados necesitan estar en una empresa.

No se puede eliminar una empresa que tenga empleados asignados a ésta.

Página Organización Empresas

Editar empresa

Al editar una empresa, podrás modificar el nombre y también configurar un logo.

Este logo solo aparecerá para aquellos empleados que tengan asignada esta empresa y tiene prioridad sobre el logo configurado a nivel de aplicación (ver personalización)

editar empresa

En la pestaña Empleados podrás ver los empleados que tienen asignada esta empresa.

Centros

Una empresa puede tener varios centros, por ejemplo, en varias ciudades.

Los días festivos se gestionan a nivel de centro.

Organización centros

Departamentos

Los centros a su vez pueden estar divididos en departmanetos

Los responsables de departamento se gestionan a este nivel.

Organización departamentos

Tipos de documento

Podemos organizar los documentos en diferentes tipos dentro de la aplicación, diferenciando entre documentos de empresa y de empleado.

tipo documento empleado

Los documentos por defecto no pueden ser eliminados porque se utilizan para procesos internos de la aplicación.

tipo documento público

Documentos

Cómo saber si un empleado ha leído el documento

En caso de necesitar saber si un empleado ha recibido correctamente el documento, desde Empleados->Documentos podrás saber de un vistazo cuales de ellos has sido leídos.

También podrás verlo desde la pestaña Documentos de la ficha del empleado.

  1. Si todavía no se ha sido descargado/leído por el empleado, aparecerá el icono del sobre cerrado. documento no leído
  2. En el momento que el empleado lo lea, cambiará el icoco al sobre abierto. documento leído

Listado de kilos por empleado y horas en almacén

Para las empresas integradas con Business Central, podrán enviar a sus empleados los listado "Listado horas e importes" y "Listado kilos".

Desde BC:

  1. Navegar a Recursos Humanos->Pre-Nómina->General y seleccionar la lista Extractos de pago. listado-kilos-hora listado-kilos-hora
  2. Pulsar en la pestaña Acciones.
  3. Al pulsar en Subir documentos al Portal del Empleado (botón) aparecerá un pop-up.
  4. En el pop-up seleccionaremos la fecha inicio y fin de los listados a enviar y aceptamos. listado-kilos-hora

Los listados utilizados los podéis encontrar en:

listado-kilos-hora listado-kilos-hora

Gestionar documentos públicos

Los administradores pueden acceder a esta función a través de Empleados->Documentos->pestaña "Públicos" del menú administración.

lista documentos públicos

Los documentos públicos se pueden organizar para ser accesibles como:

Para facilitar la búsqueda de documentos esta página incluye los filtros:

Crear un documento público

Los administradores pueden añadir nuevos documentos públicos y especificar al nivel de acceso asignando una empresa, centro y/o departamento, garantizando que los documentos solo estén visible para los empleados correspondientes.

crear documento público

  1. Haz click en "Subir documento (botón)".
  2. En el pop-up que aparecerá necesitarás introducir la descripción y seleccionar el documentos a subir.
  3. También podrás seleccionar un Tipo documento si quieres organizarlos de esa manera.
  4. Si no se selecciona empresa, centro y/o departamento el documento será accesible a todos los empleados.

Los documentos existentes se pueden editar para modificar la descripción, el tipo de documento, así como el nivel de acceso.

Exportar historial descarga de documentos públicos

Desde la lista de documentos públicos, puedes seleccionar uno o varios documentos y exportar el historial de descargas de los mismos.

Para ellos:

  1. Ve a la sección Empleados->Documentos->Pestaña "Públicos.
  2. Selecciona los documentos deseados.
  3. Haz click en el botón desde descarga.
  4. Se generará un archivo Excel con el historial de descarga de los documentos seleccionados.

Exportar historial descarga de documentos públicos

Excel historial descarga de documentos públicos

Visualizar historial de descargas en el detalle del documento público

Al editar un documento público, se muestra el historial de descargas en la parte inferior de la página. Esto permite a los administradores consultar quién y cuándo ha descargado el documento.

historial descarga de documentos públicos

Documentos en masa

Sube uno o más archivos PDF (como contratos o nóminas) y envíalos a tus empleados. Puedes elegir entre:

  1. Dirígete a Empleados->Documentos
  2. Accede a la pestaña Documentos en masa documentos-masa-1
  3. Selecciona el tipo de documento (ej.: "Nóminas")
  4. Introduce el nombre/descripción del documento (ej.: "Nóminas Abril 2023")
  5. Elige el tipo de subida:
    • Identificar empleado de cada documento: cuando cada PDF pertenece a un empleado diferente.
    • Crear un nuevo documento por cada página: cuando en un mismo PDF vienen datos de varios empleados. Por ejemplo, cuando el gestor te envía un único PDF con las nóminas de todos los empleados.
  6. Seleccionar los archivos PDF a subir.
  7. Pulsa en Subir documentos.

En caso de subir otra vez los mismo PDFs, se identificará si ya se ha asignado el documento al empleado para no volverlo a crear. Aunque solo funciona si se elige el tipo de subida Identificar empleado de cada documento.

Una vez enviado el documento, todos los empleados encontrarán el documento subido en su sección "Mis documentos".

Se enviará una noticación al empleado cada vez que se le suba un nuevo documento.

Esta funcionalidad utiliza Azure Text Analytics para el reconocimiento del NIF dentro del PDF.

Es necesario contratar Azure Text Analytics para utilizar esta funcionalidad y configurarlo dentro de la aplicación. Pongase en contacto con su comercial de Gregal.

Excluir NIFs expecíficos

Al subir documentos en masa hay un campo llamado "Excluir NIF", que como la descripción indica, es para no tener en cuenta el NIF que pongamos ahí en la identificación de a quién pertenece el documento.

Esto servirá, por ejemplo, en el caso del "Certificado de empresa" donde aparece el NIF del administrador (también empleado en el Portal) junto al del empleado al que queremos subirle el documento.

excluir nif

Documentos en masa y solicitar firma electrónica

Si el tipo documento que se ha seleccionado durante el proceso de "Documentos en masa" tiene marcado Solicitar firma, además de asignarle el documento al empleado se le solicitará que lo firme.

Es necesario tener contratado un paquete de firmas electrónicas. Contacte con su comercial.

Problemas al subir documentos en masa

En caso de que un documento no se haya podido identificar, el usuario que subió el archivo, recibirá un correo a su email con el PDF adjunto.

Los posibles errores que hayan podido encontrar son:

Uno de los requisitos para subir documento en masa es que el documento esté en PDF y en formato de texto.

Pasa saber si el PDF está en formato texto:

  1. Abre un documento PDF
  2. Al ponerte sobre NIF, el cursor se transforma en y puedes selecccionarlo.

Por tanto, aunque el archivo sea PDF, si lo que contiene es una imagen, como puede ser el caso al escanear, no se cargará con éxito a Tu Portal del Empleado y puede haber errores al intentar asignar el documento al empleado.

Política de vacaciones

La política de vacaciones es la forma propia en que una empresa establece y asigna los periodos de vacaciones entre sus trabajadores. Por defecto, el Portal Del Empleado establece una política genérica, pero la empresa puede añadir tantas políticas como quiera.

Para gestionar la política de vacaciones dirígete a Gestión->Política de vacaciones

Lista política de vacaciones

A los nuevos empleados se les asignará, por defecto, la política marcada como Principal y la cantidad de días de vacaciones que tenga configurada para el año en curso.

Para editar una política de vacaciones se debe pinchar sobre el ícono del ojo. Todos los datos son configurables.

Panel política de vacaciones

Pestaña EDITAR:

Configuración de fracciones permitidas

Configuración de fracciones permitidas

¿Cómo se muestra al usuario?

El usuario verá la descripción y el valor de cada fracción al solicitar vacaciones, facilitando la elección.

Solicitar semanas completas

Si Solicitar semanas completas está marcado, los días restantes que no sean múltiplo de 7, serán de libre elección para el empleado. Por ejemplo, si el empleado tiene 30 días de vacaciones, tendrá que solicitar 4 semanas completas y 2 días de libre elección.

En caso de ser necesario, el responsable/administrador podrá asignarle un día suelto fuera de los 2 días de libre elección del principio. Si esto sucede cuando el empleado ya ha solicitado sus 2 días de libre elección (siguiendo el ejemplo anterior), al asignarle un día fuera de los de libre elección, los 6 días restantes se convertirán en libre elección.

Configurar periodos bloqueados para las vacaciones

Un periodo bloqueado en un rango de fechas definido por la empresa durante el cual los/as empleados/as no podrán solicitar vacaciones para esas fechas.

  1. Navega a Gestion->Políticas de vacaciones.
  2. Entre en una política ya creada.
  3. Desplácese hacia abajo hasta encontrar Periodos bloqueados. navegar periodos bloqueados
  4. Haz click en Añadir periodo (botón).
  5. Define un nombre para el periodo y cuándo empieza y acaba. añadir periodos bloqueados
  6. Una vez hayas introducido todos los campos, haz click en Guardar (botón).

Gestionar días festivos

Configura los días festivos para tus centros.

Debes ser administrador.

Para ello:

  1. Dirígete a Gestión->Organización.
  2. Ir a la pestaña Centros.
  3. Click en Editar (botón) del centro donde quieres añadir los festivos.
  4. Ir a Días festivos (pestaña) del centro.

Aquí tenemos dos opciones: importar los festivos o crearlos de forma manual.

Importar festivos

Los festivos que se pueden importar son los nacionales.

  1. Click en Importar festivos (botón).
  2. En el pop-up, selecciona el país, año y región/autonomía (opcional) a importar.
    • Si seleccionas una región, aparecerán los festivos de la región seleccionada además de los festivos nacionales.
  3. Aparecerá una lista de los festivos a importar.
    • Por defecto, todos los festivos estarán seleccionados, pero podrás desmarcar aquellos que no deseas importar.
  4. Cuando lo tengas claro, haz click en Importar (botón).

Importar festivos

Añadir festivos

Si necesita añadir algún festivo comunitario o local tendrás que añadirlo manualmente.

  1. Has click en Añadir festivo (botón).
  2. En este pop-up introduces el nombre y fecha del festivo, por ejemplo "San José" para el "19/03/2022".
  3. Por último, click en Añadir festivo (botón).

Añadir festivos

Roles

El Portal Del Empleado permite asignar ciertos permisos a ciertas personas para dar soporte a la gestión de los empleados. Dispone de varios roles con permisos distintos:

En la tabla se muestran los distintos roles disponibles con sus respectivos permisos. Es una herramienta muy últil disponer de varias personas con tipos de permisos distintos.

Permisos

 Empleado Responsable Gestor Administrador
Ver detalles de ausencias de vacaciones y permisos. SÍ SÍ* SÍ* SÍ
Gestionar detalles de ausencias y permisos. NO SÍ* SÍ* SÍ
Ver documentos SÍ SÍ SÍ SÍ
Gestionar documentos NO NO SÍ* SÍ
Gestionar documentos públicos NO NO NO SÍ
Solicitar gastos Sí SÍ SÍ SÍ
Gestionar gastos NO SÍ* SÍ* SÍ
Fichaje Sí SÍ SÍ SÍ
Gestión de Noticias NO NO SÍ* SÍ
Organización empresas, centros y departamentos. NO NO NO SÍ
Gestión tipos de documentos. NO NO NO SÍ
Gestión tipos de permisos. NO NO NO SÍ
Gestión tipos de puestos. NO NO NO SÍ
Gestión política de vacaciones NO NO NO SÍ
Gestión de la personalización del Portal Del Empleado NO NO NO SÍ

*Sobre los trabajadores que gestione.

Gestores

Los empleados que estén asignados como gestores podrán gestionar:

Estos empleados solo podrán gestionar estas secciones de los empleados que tengan a su cargo. Como asignar un empleado al rol gestor:

  1. Acceder con una cuenta de administrador.
  2. Ir a Gestión->Organización->Seleccionar la empresa.
  3. Pulsar sobre el ícono para añadir tantas personas como gestores se deseen.

añadir gestor

Permiso para gestionar nóminas

Al asignar gestores a una empresa, puedes indicar si el gestor tiene permiso para gestionar documentos de tipo nómina.

  1. Ve a Gestión->Organización->Pestaña "Empresa" y edita la empresa.
  2. En la lista de gestores, encontrarás un interruptor (toggle) llamado "Puede gestionar Nóminas".
  3. Activa o desactiva este permiso según corresponda para cada gestor.

gestor permiso para gestionar nóminas

Este permiso se puede modificar en cualquier momento y se guarda automáticamente.

Por defecto, esta opción estará activada.

Responsables de departamento

Los empleados que estén asignados como responsables de departamento podrán gestionar las vacaciones y permisos de los empleados asignados a los departamentos a su cargo.

Los responsables recibirán notificaciones vía email cuando un empleado a su cargo solicite algún permiso o vacaciones.

responsables de departamento

Cómo hacerlo

  1. Acceder con una cuenta de administrador.
  2. Ir a Gestión->Organización->Pestaña "Departamento"->Editar departamento.
  3. En la sección Responsables, se lista aquellos empleados que son responsables de este departamento (puede haber varios).
  4. Click en Añadir responsable y saltará un pop-up para seleccionar aquellos empleados que queremos añadir a la lista de responsables.
  5. Cuando se tenga claro, click en Añadir (botón).

Añadir responsables

Responsable por empleado

Responsable empleado según Organigrama VisionFruit

Si en Navision hay configurado un Organigrama, se podrá fijar el responsable a través del código qué esté configurado en VisionFruit

Res1

En la ficha del empleado, aparecerá en el siguiente recuadro

Res2

Este responsable solo podrá ser actualizado a través de Navision.

Gestionar tipos de permiso

Como administrador puede configurar los tipos de permiso desde el apartado Gestión->Tipos de permiso.

Crear tipo de permiso

Para crear un nuevo permiso hacemos click en Añadir tipo permiso.

ATPER

Aparecerá un pop-up* donde se introducirá el nombre al permiso y el tipo de contador, para contabilizar el tiempo de los permiso en días u horas.

NTDP

Configurar tipo de permiso

En tipos de permiso a la derecha de los permisos, por un lado, tenemos el de eliminar permiso y por otro el de editar.

EDEL

Para completar la creación del tipo de permiso, hay que entrar a editar.

edperm

Enlace permisos con VisionFruit

A la hora de crear un permiso aparece la campo Clave Externa:

PERM-1

Ahora, habría que crear el mismo permiso en Navision:

PERM-2

Con los permisos que ya han sido creados con anterioridad en Navision, solo basta con añadir la clave externa en el Portal del Empleado.

Cuando el permiso pase a estado Finalizado, se enviará a Navision junto al justificante si el empleado lo adjuntó. Se podrán visualizar en la siguiente pestaña:

PERM-3

Permisos por empresa

Existe la posiblidad de configurar ciertos permisos para que pertenezcan a una sola empresa o varias.

Iremos a Administración -> Gestión -> Organización y editaremos la empresa a la que deseamos añadir el permiso. Desde allí, iremos a la pestaña Tipos permiso.

configurar-tipos-permiso-empresa

Nos aparecerá un desplegable con todos los tipos de permisos previamente creados. Tan solo tendremos que marcar el check para el permiso que deseemos pertenezca a esta empresa.

asignar-tipo-permiso-empresa

Noticias

  1. Inicia sesión con una cuenta de adminisrtador de Tu Portal del Empleado.
  2. Accede a la sección Noticias. En la vista principal aparecerán todas las noticias.

Por defecto, puedes filtrarlas para todos, empresa, por centro o por departamento.

Para crear una noticia nueva pincha sobre botón flotante que hay al píe de la página.

Vista noticias

Nueva noticia

Para crear una nueva noticia, sigue estos pasos:

  1. Selecciona la empresa, centro y/o departamento:
    • Si hay más de una opción disponible, elige la empresa, el centro y el departamento al que va dirigida la noticia.
    • Si deseas que la noticia sea visible para todos, deja la opción de empresa sin seleccionar.
  2. Escribe el título de la noticia. Es un campo obligatorio*.
  3. Redacta el contenido de la noticia.
  4. Por último, haz click en Crear noticia.

nueva noticia

Los empleados a los que va dirigida recibirán un correo electrónico con el contenido la noticia. Además de poder verla en la pantalla "Inicio" y en la sección "Noticias".

Insertar imagen dentro de una noticia

insertar imagen

En caso de añadir muchas imagenes puede que salte un error. En esos casos recomendamos utilizar PostImages:

  1. Entra en postimages.org
  2. Elige la imagen que quieras insertar.
  3. Una vez haya terminado debes seleccionar la opción Markdown
  4. Vuelve a la noticia y pega la ruta que has seleccionado en PostImages.

Pantalla Acceso

Delegar publicación noticias

Se puede delegar la publicación de noticias a un empleado, aunque éste no sea adminitrador o gestor.

Como administrador, podrás ir la ficha del empleado a quién quieras delegar dicha gestión y en la pestaña "Configuración" marcar el campo "Gestionar noticias".

news-manager-1.jpg

Este empleado solo tendrá disponible la opción "Noticias" de la sección "Administración" del menú.

news-manager-2.jpg

Chat interno

Esta herramineto está diseñada para que los administradores puedan comunicarse de forma directa con los empleados.

Para utilizar el chat realice los siguientes pasos:

  1. Diríjase a la sección Mensajes que se encuentra en el menú de la izquierda de la pantalla. conversaciones
  2. En la pestaña Contactos verá todos los contactos con los que puedes hablar y cada contacto tendrá una sala. Para iniciar una conversación haz clic sobre uno e ingresará al chat.
  3. En el chat podrá escribir el mensaje y el contacto recibirá una notificación al móvil. chat
  4. Si desea volver a las conversaciones lo puedes hacer con el icono de la flecha ubicado en la esquina superior izquierda del chat.

Es necesario contratar dicho módulo.

Los empleados solo podrán contactar con los administradores.

Control horario

Los administradores y responsables pueden visualizar los fichajes realizados por los empleados a su cargo.

Fichajes 1

Activar geolocalización

Configuración fichajes en Business Central

Si el Portal tiene integración con Business Central, los fichajes que se realizen en la aplicación se enviarán a la página "Marcajes sin actualizar".

marcaje

Para que funcione correctamente será necesario configurar lo siguiente:

  1. Crear incidencia:
    • Crearemos un nuevo registro en la página "incidencias marcajes".
    • Introduciremos los siguientes datos:
      • Código incidencia: ej. "00"
      • Descripción: ej. "Entrada/Salida"
      • Tipo incidencia: debe ser "Presencia" incidencia
  2. Crear lector:
    • Crearemos un nuevo registro en la página "Lectores".
    • Introduciremos los siguientes datos:
      • Cód. lector: ej. "PE01".
      • Descripción: ej. "Portal Empleado".
      • Incidencia presencia: aquí pondremos el código incidencia que hemos creado anteriormente. Ej. "00" siguiendo el ejemplo anterior. Lectorfichaje

Configuración fichajes en G2L

Si el Portal tiene integración con G2L, los fichajes que se realizen en la aplicación se verán también reflejados en el apartado Control de Presencia->Marcajes de G2L.

Para que se reflejen los fichajes se realizaran los siguientes pasos:

  1. Creación de una incidencia por Marcaje
    • Se creará dicha entrada a traves de una descripción y un código incidencia marcin
  2. Creación de un lector
    • Añadir la descripción y codigo de incidencia lectorg2

Provisiones de gasto

Para ver las provisiones que han solicitado los empleados vamos a Administración -> Empleados -> Gastos -> Pestaña "Provisiones".

vista-provisiones-administrador

Desde la tabla de las provisiones se puede entrar al detalle para aprobarla o para rechazarla.

vista-gestion-provisiones

Una vez aprobada la provisión, el empleado que la solicitó podrá asociar gastos a ésta.

Si la provisión tiene asociado algún gasto, éste se mostrará también en el detalle. vista-detalleProvision-administrador

Desde esta gestión también se puede navegar hasta el gasto para poder administrarlo.

Gastos

Para ver los gastos solicitados por los empleados vamos a Administración -> Empleados -> Gastos.

En la pantalla se mostrarán los gastos que los empleados han solicitado.

Arriba a la derecha hay un botón de tres puntos el cual permite exportar los gastos a Excel.

GASTOSEX

Tipos de gasto

Para gestionar los tipos de gastos vamos a Administración -> Gestión -> Tipos de Gasto.

En este apartado se introducen los tipos de gastos que se quieren para la compañía.

tiposdegasto

Límites para pasar los gastos

Si queremos que los gastos tengan una fecha límite de días para pasarlos, debemos de ir en gastos a la pestaña de configuración:

gasto4
gasto5

Aquí indicaremos los días que tienen los empleados para pasar los gastos.

Cuando estos pasen un gasto por encima del límite saldrá el siguiente aviso:

gasto6

Si ponemos el cursor encima del aviso rojo, nos saldrá el siguiente mensaje: Fuera de plazo y la fecha

Límites de precio gasto

A la hora de crear un gasto, si se elige la modalidad de importe, se le puede poner un límite tanto diario como de gasto.

gasto1

Si el trabajador mete un importe superior al importe de gasto, le aparecerá el siguiente mensaje:

gasto2

Y no se podrá ingresar el gasto.

Si el trabajador mete un importe superior al importe de gasto diario, le aparecerá el siguiente mensaje:

gasto3

Y no se podrá ingresar el gasto

Gastos en G2L

Los gastos de los empleados podrán reflejarse en el programa G2L, para el posterior cálculo de la nómina del trabajador.

Para enlazar la aplicación hay que meter un código externo en el tipo de gasto el cual debe de coincidir con el código de los Conceptos Salariales de G2L. Los pasos seran los siguientes:

  1. G2L:
    1. Se accede a conceptos de nómina.
    2. Los conceptos válidos para el Portal deben de ser de nivel "Trabajador" o "Incidencia".
    3. Si no existe un gasto/concepto salarial de ese nivel, habrá que crearlo.
  2. Portal del Empleado:
    • Creamos/editamos un tipo de gasto e introducimos en el campo "Clave externa" el código del "Cóncepto salarial" configurado en G2L. CDEXTERNO

Tipos de puesto

Desde el módulo tipos de puesto, se podrá crear los diferentes puestos que se tienen en la empresa.

Desde este apartado, se decide si los trabjaadores van a fichar y pasar gastos a través del portal.

puesto1

se le da clic a Añadir Tipo Puesto y se meterá el nombre

puesto2

Para configurar el tipo de puesto se hará clic en el lápiz verde y aparecerá la siguiente pantalla:

puesto4

  1. El nombre del puesto
  2. La clave externa del puesto que se tiene en Navision, si se tiene enlace.
  3. Si el tipo de puesto puede pasar gastos
  4. Si el tipo de puesto puede fichar a través del portal

El Puesto se vera reflejado en el siguiente apartado de los datos del empleado:

puesto4

Si se tiene el enlace con Navision, solo se podrá cambiar el tipo de puesto desde Navision y se actualizará al Portal, pero no se podrá cambiar desde este último.

Por defecto, los checks de fichajes y gastos vendrán desmarcados.

Sincronizar Tu Portal del Empleado con mi calendario

Vamos a aprender a sincronizar el calendario general de Tu Portal del Empleado con tu aplicación de calendario favorita.

¿Cómo puedo sincronizarlo con mi aplicación de calendario?

  1. Ir a Empleados->Calendario general.
  2. Haz click en Exportar calendario situado en la esquina superior derecha.

icono exportar calendario

  1. Escoge los filtros para sincronizar los calendarios de los empleados deseados.
  2. Copia la URL.
  3. Pega la URL en tu aplicación de calendario.

Sincronizar con Google Calendar

  1. Abrir tu Calendario de Google.
  2. Haz click en Otros calendario->Desde URL.

Añadir URL calendario google 1 Añadir URL calendario google 2

  1. Haz click en Añadir calendario.

Sincronizar con Outlook Calendar

  1. Abrir tu Outlook Calendar.
  2. Haz click en Agregar calendario.

Añadir URL calendario outlook 1 Añadir URL calendario outlook 2

  1. Haz click en Importar

Solicitar firma electrónica de documentos

Desde "Documentos"

  1. Dirígete a la sección Empleados->Documentos.
  2. Haz click en Editar (botón lapiz) del documento en cuestión. Solicitar firma
  3. Haz click en Solicitar firma electrónica.
  4. El empleado recibirá una notificación y le aparecerá como "Firma pendiente" en la pantalla de Inicio.

En el detalle del documeto, podrás consultar el estado de la solicitud o volver a enviarla.

Estado firma 1

Cuando el empleado haya firmado el documento, los administradores recibirán una notificación

Por configuración

Se puede configurar que cuando se suba un documento de cierto tipo, se solicite automáticamente la firma electrónica.

  1. Dirígente a la sección Gestión->Tipos de documento.
  2. Edita el tipo de documento sobre que el quieres automatizar la solicitud de firma.
  3. Marca la casilla Solicitar firma.
  4. Guarda los cambios.

Automatizar solicitud firma

Solo los administradores/gestores pueden solicitar firma.

Seguimiento estado de la firma

Como administrador/gestor puedes ver el estado de las firmas desde Empleados->Documentos.

Lista documentos firmas

Los documentos que necesiten ser firmados se identificarán con los siguientes iconos:

También puedes filtrar la lista de documentos para mostrar solo aquellos que están pendientes de firma o ya han sido firmados.

Filtro documentos firmados

Configurar firma en lote

Para que los empleados puedan firma varios documentos al mismo tiempo será necesario configurar un "Número de Teléfono OTP". OTP significa "One-Time Password" (Contraseña de un solo uso). Este número se utilizará para enviar contraseñas temporales por SMS para la firma de documentos.

Es necesario contratar un paquete de SMS para esta funcionalidad. Contacta con su comercial de Gregal para más información.

Cómo configurar teléfono OTP

Para que los SMS se envíen correctamente, es necesario que el número de teléfono incluya el prefijo del país. Por ejemplo, para un número de teléfono de España, deberás añadir "34" antes del número (34765364558).

teléfono OTP

Cómo configurar teléfono OTP en Business Central

El campo "Número de teléfono para OTP" se encuentra en la ficha de la Persona, dentro del desplegable "Comunicación".

teléfono OTP

Error al solicitar firma

Pueden ser varios los motivos que pueden ser, vamos a intentar explicaros algunos mensajes que pueden salir:

Personalización

Personalizar logo corporativo

El logo de la empresa debe ser máximo de 1MB. Nuestra recomendación es que subas un PNG con fondo transparence de tamaño 200x64px

  1. Dirígete a Gestión->Pesonalización.
  2. En el apartado Logo haz clic en Subir imagen y selecciona la imagen. personalización logo

Se actualizará el logo que se muestra en el menú:

personalización logo menu

Y las próxima ocasiones que inicies sesión desde el mismo dispositivo, también se mostrará el logo allí.

personalización logo inicio sesión

Personalizar colores corporativos

En caso que modificar la apariencia con tus colores corporativos:

  1. Dirígete a Gestión->Personalización.
  2. En el apartado Colores podrás modificar los diferentes colores que se utilizan en Tu Portal del Empleado. personalización colores
  3. El funcionamiento de los colores es:
    • Pulsa sobre el propio color a modificar
    • Aparecerá la paleta de colores para seleccionar el que quieras (si sabes el color el formato hexadecimal, lo puedes introducir directamente). personalización colores
  4. Haz clic en Enviar para guardar los cambios.

Canal de denuncias

Empleado, ex-empleado, proveedores, cliente y demás pueden enviar denuncias a las empresas, tal y como lo establece la nueva directiva de la Unión Europea para comunicar, de forma confidencial y con un formulario sencillo.

¿Qué es un canal de denuncias y cuáles son los requisitos de UE?

Cómo asignar un gestor de denuncias

Un gestor de denuncias es una persona que trabaja internamente en la empresa a la que se le otorgará autorización para acceder a la sección Canal denuncias y tramitar la denuncia.

Para asignar un gestor de denuncias:

  1. Accede a Tu Portal del Empleado como administrador.
  2. Ve a la sección Gestión->Canal denuncias.
  3. Haz clic en Añadir gestor/es (botón) dentro del apartado Gestores de denuncias y añádelos. canal-denuncias-1

Cómo obtener el enlace del canal de denuncias

  1. Accede a Tu Portal del Empleado como administrador.
  2. Ve a la sección Gestión->Canal denuncias.
  3. Podrás copiar el enlace dentro del apartado Formulario denuncia. canal-denuncias-2

Cómo enviar una denuncia

Tu Portal del Empleado proporciona una página personalizada basado en los ajustes de la sección Personalización.

El formulario tiene 4 pasos:

  1. Datos de la denuncia: se proporcionará motivo de la denuncia e información detalla sobre las partes involucradas, lugar, día, hora y causa de la denuncia. Es posible que haga falta aportar pruebas del hecho (adjuntar documentación). canal-denuncias-3
  2. Identificación: proporcionarás tus datos como denunciar si quieres que se pongan en contacto contigo. También puede hacer la denuncia de forma anónima. canal-denuncias-4
  3. Crear contraseña: la contraseña se utilizará para que tengas acceso al seguimiento de estado de la denuncia. También tendrás que aceptar las "Condiciones de uso" y la "Política de privacidad" del canal. canal-denuncias-5
  4. Enviado: en este momento ya se habrá enviado la denuncia. El número de denuncia te servirá para acceder a la página de seguimiento de tu denuncia. canal-denuncias-7

Se enviará un correo electrónico a los gestores de denuncias para notificar la recepción de una nueva denuncia.

correo gestores denuncias

Si el denunciante introdujo un E-Mail también recibirá un correo electrónica a modo de recibo. Este correo contendrá el código de denuncia y la contraseña que introdujo, necesarios para hacer un seguimiento de la denuncia realizada.

correo denunciante

Toda la información será encriptada para garantizar la privacidad durante la transmisión de la información. Solo la persona designada podrá acceder a las denuncias.

Seguimiento de la denuncia

Como denunciante podrás ver el estado de la misma.

  1. Accede al enlace del canal y pulsa en Ver seguimiento denuncia. canal-denuncias-6
  2. Introduce el número de denuncia y contraseña. canal-denuncias-8
  3. Podrás ver el estado en que se encuentra y cuándo pasó. Así como la solución que la empresa aportó. canal-denuncias-9

Si especificaste un E-Mail de contacto al crear la denuncia, recibirás un correo electrónico cada vez que cambie de estado.

correo cambio estado denuncia

Gestionar denuncias

Solo la persona designada puede acceder y tramitar las denuncias.

A la persona designada le aparecerá en el menú la sección Canal denuncias en la parte de administración. En caso de haber casos por gestionar aparecerá una notificación.

canal-denuncias-10

Al pulsar en el Ojo (botón), veremos los detalles de la denuncia y podremos editar los apartados Análisis de las causas y Solución aportada.

El acuse de recibo se realizará cambiando el estado de Pendiente a En proceso* pulsando en Cambiar estado (botón). Para pasar de En proceso a Procesado en necesario aportar una solución.

canal-denuncias-11

El denunciante recibirá una notificación por correo electrónico (si lo especificó) cada vez que la denuncia cambie de estado.

Enviar nóminas al Portal desde G2L

Si tienes la aplicación G2Laboral podrás enviar las nóminas de tus empleados directamente a Tu Portal del Empleado para los tengan disponibles en cualquier momento.

Para ello:

  1. Dirígete a Gestión Laboral->Procesos Cálculo->Impresión de recibos de Nómina.
  2. Pulsa el botón Criterio y se abrirá una ventana.
  3. Introduce la empresa, mes y año en la ventana Criterio de selección y pulsa Aceptar.
  4. Marca las casillas Imprimir y Generar PDF y pulsa en Aceptar.
  5. Aparecerá la pantalla Selección de listado. Fíjate que en la parte superior izquierda ponga Impresora: PDFCreator. Si no, pulsa en Configurar Imp., selecciónalo en el listado de impresoras y dale a OK.
  6. Por último, selecciona el tipo de listado de nómina y pulsa en Imprimir.

Solo se puede generar las nóminas empresa por empresa.

Es necesario que un consultor de Laboral de Gregal configure unos parámetros en G2L para que esté disponible esta funcionalidad.

Es necesario tener VisionLabor.

Enviar certificados IRPF al Portal desde G2L

Si tienes la aplicación G2Laboral podrás enviar el certificado de retenciones de tus empleados directamente a Tu Portal del Empleado para lo tengan disponible en cualquier momento.

Para ello:

  1. Dirígete a Gestión Laboral->I.R.P.F.->Listados de IRPF.
  2. Fíjate que en la parte superior izquierda ponga Impresora: PDFCreator. Si no, pulsa en Configurar Imp., selecciónalo en el listado de impresoras y dale a OK.
  3. Selecciona el listado Certificado de retenciones PDF y pulsa Imprimir.
  4. Por último, en la ventana Criterio de selección, introduce los campos Empresa de IRPF y Año y pulsa en Aceptar.

Solo se puede generar las certificado de empresa por empresa.

Es necesario que un consultor de Laboral de Gregal configure unos parámetros en G2L para que esté disponible esta funcionalidad.

Es necesario tener VisionLabor.